特定技能で外国人材を受け入れたいけれど、「登録支援機関を使わずに自社で対応することはできないのか？」と悩んでいる採用担当者や経営者の方も多いのではないでしょうか？委託費用や柔軟性の観点から、自社内での支援体制構築を検討する企業も増えています。一定の条件を満たせば、企業は登録支援機関を利用せず、自ら支援業務を実施することが可能です。
そこで今回は、登録支援機関なしで特定技能外国人を受け入れるために必要な要件、体制整備のポイント、実際の運用上の注意点などをわかりやすく解説します。自社で支援を行うことで得られるメリットとともに、制度的なリスクも含めて確認し、最適な対応方針を検討しましょう。
目次
特定技能制度の基本と登録支援機関を利用する理由
自社で特定技能外国人の支援を検討する前に、まずは特定技能制度の全体像と、登録支援機関という仕組みがあるのかを理解しておく必要があります。ここでは、制度の趣旨と支援の枠組みを整理します。
特定技能制度とは
特定技能制度は、日本の深刻な人手不足に対応するために2019年に創設された制度です。即戦力となる外国人材を受け入れることを目的としており、制度上、一定の日本語能力と技能水準を有することが求められます。対象となる産業分野は、介護、建設、宿泊、外食、農業、製造業など人手不足が深刻な分野に限られています。
特定技能には2つの区分があり、特定技能1号は16業種に対応しており、上限5年の在留期間で家族帯同はできません。一方で、特定技能2号は熟練した技能者を対象とし、11分野に対応しております。また、在留期間の更新や家族帯同も可能です。
登録支援機関の役割と受入れ機関との委託関係
特定技能1号で外国人を受け入れる企業は、外国人材の日本での生活や就労を支援する義務を負います。この支援には10項目の義務があり、生活オリエンテーション、日本語学習の機会提供、相談対応、住居確保、社会との交流促進などが含まれます。
企業が自らこれらを行うのが難しい場合、法務省に登録された「登録支援機関」に委託することで、制度要件を満たすことが可能です。登録支援機関は、受入れ企業と委託契約を結び、外国人材への支援業務を代行します。
登録支援機関の活用は、制度を初めて扱う企業にとっては大きな負担軽減になりますが、費用が発生するため、自社で支援を行う選択肢も一定のニーズがあります。
登録支援機関を利用せずに自社で支援するための準備と体制づくり
企業が登録支援機関を利用せず、自ら特定技能外国人を支援することも可能です。ただし、そのためには単に制度上の条件を満たすだけでなく、それを社内で実現するための体制や仕組みを実務的に整えることが求められます。ここでは、自社支援を実施するために企業が行うべき準備と体制づくりについて説明します。
- 外国人材の受入れ実績をつくる
- 外国人材の支援体制を整備する
- 法令順守体制を構築し継続的な運用管理を行う
外国人材の受入れ実績をつくる
自社支援を行う企業は、技能実習生や留学生アルバイトなど、過去に外国人材を適切に受け入れた実績を有していることが求められます。この実績要件は、外国人との労働契約や生活支援に一定の経験があるかを判断するために設けられたもので、初めて外国人材を採用する企業は対象外となる可能性が高い点に注意が必要です。
実績には、技能実習制度に基づく監理団体との連携や、外国人留学生のインターンシップ受け入れなどが含まれる場合もあります。
外国人材の支援体制を整備する
特定技能1号の外国人材の支援体制を整備するにあたっては、法律で定められた10項目の義務的支援をすべて自社で実施する必要があります。そのためには、現場で実際に支援を担う体制の構築が不可欠です。
まず、外国人材が困ったときに安心して相談できるよう、母国語またはやさしい日本語で対応できる支援担当者を社内に配置することが求められます。言語面での対応が難しい場合は、通訳スタッフの外注や採用も検討する必要があります。
加えて、生活ルールや手続きに関する支援を円滑に行うため、生活支援マニュアルを作成しておくことが有効です。医療機関や相談窓口など、社外の専門機関とあらかじめ連携しておくことで、緊急時にも迅速な対応が可能になります。
こうした体制を整えることで、外国人材が就業面だけでなく生活面でも安心して働ける環境が整い、日本社会への定着を促進することができます。
法令順守体制を構築し継続的な運用管理を行う
法令順守体制の構築は、外国人材の受け入れにおいて欠かせない重要な取り組みです。支援体制は一度整えれば終わりというものではなく、実際の運用段階では継続的な管理と改善が求められます。
まず、外国人材が労働条件を正しく理解できるよう、労働条件通知書や雇用契約書は母国語または英語などの多言語で用意することが基本です。併せて、労働基準法や出入国管理法を遵守した労務管理を行い、法的リスクを未然に防ぐ体制を整える必要があります。
また、実施した支援内容については、5年間の記録作成・保管義務があるため、日々の支援状況を確実に記録し、保存しておく必要があります。制度や法令は変更されることもあるため、担当者には定期的な制度研修や最新情報の把握が求められます。
こうした継続的な運用管理が不十分であると、監督機関による是正指導や最悪の場合、受け入れ資格の停止・取り消しといった厳しい処分につながる可能性もあるため、常に慎重かつ丁寧な対応が必要です。
自社支援の準備と運用を成功させる実務ポイント
登録支援機関なしで外国人材を支援するには、単に制度要件を満たすだけでは不十分です。実際の支援が円滑に行えるよう、計画の策定・体制の構築・記録管理まで、継続的な運用に向けた準備が必要です。ここでは、自社支援の開始から日々の運用に至るまでの実務ポイントを解説します。
- 支援計画書を作成し運用内容を明確にする
- 相談窓口と通訳対応を整えて支援環境を構築する
- 支援記録を作成・保管し報告義務に対応する
支援計画書を作成し運用内容を明確にする
自社で支援を行う企業は、入管庁に対して支援計画書を提出する必要があります。この計画書には、特定技能1号に対する10項目の義務支援内容についてどのように実施するか、誰が対応するか、実施頻度などを具体的に記載しなければなりません。
支援計画書は、単なる提出書類ではなく、実際の支援業務のガイドラインとしても機能します。そのため、作成後は社内の関係者と共有し、全員が内容を理解したうえで運用に取り組むことが求められます。
相談窓口と通訳対応を整えて支援環境を構築する
外国人材が安心して働き続けるには、就業面だけでなく生活面も含めた「相談しやすい環境」の整備が不可欠です。特に異国での生活には多くの不安が伴うため、社内に日常的な悩みや困りごとを気軽に相談できる窓口を設けることが重要です。
また、言語の壁を越えて意思疎通を図るためには、母国語や英語に対応できる通訳体制の確保が求められます。外部の通訳者の活用や、オンライン通訳サービスを導入する方法も現実的な選択肢です。
さらに、トラブルが発生した際に迅速に対応できるよう、あらかじめ対応マニュアルを整備しておくことも推奨されます。精神的ストレスや生活上の不安を早期に察知し、必要な支援につなげる仕組みを構築することで、外国人材の職場定着率を高めることができます。
支援記録を作成・保管し報告義務に対応する
特定技能の支援業務においては、単に支援を実施するだけでは不十分であり、その実施内容を詳細に記録し、必要に応じて出入国在留管理庁へ報告する義務があります。記録が曖昧または不備である場合、制度違反と見なされ、受け入れ停止などの行政指導の対象になるリスクがあるため、記録の作成と適切な保管は非常に重要です。
具体的には、生活オリエンテーションを実施した日時や内容、個別面談の記録（実施日・対応内容・相談課題など）、日本語学習支援を行った際の記録、さらに日々の相談対応の履歴などを網羅的に整理しておく必要があります。これらの記録は、電子データ・紙媒体を問わず、少なくとも5年間の保管が義務付けられており、運用体制としてあらかじめ仕組みを整備しておくことが求められます。
定期面談や生活オリエンテーションの実施手順
定期的な面談は、外国人材の不安や職場での問題を早期に把握する機会です。原則として3か月に1回以上の面談が推奨されており、記録には日時・担当者名・話題内容・対応方針などを明記します。
生活オリエンテーションは入国直後に実施し、日本でのマナーや生活上のルール（ゴミ出し、交通ルール、医療制度など）をわかりやすく説明します。映像教材やイラスト入り資料を活用すると、理解度が高まります。
入出国時の送迎や住宅支援における実務対応
入出国時の送迎については、空港での出迎え・送りが必須です。外国人材が日本到着時に戸惑わないよう、事前に写真付きの待ち合わせ案内を送ると効果的です。
住宅支援については、入居可能な物件の確保・契約支援・家電備品の準備まで一貫して支援を行う必要があります。また、生活保険・公共料金の契約なども合わせて支援するとスムーズな定着につながります。
自社支援と登録支援機関を利用する場合のコスト・負担比較
自社で支援するか、登録支援機関に委託するかを判断する上では、「費用」と「労力」の比較は避けて通れません。ここでは、それぞれの支援方法にかかるコスト構造や人的リソース、柔軟性などを総合的に比較します。
登録支援機関に依頼する場合の費用とサービス範囲
登録支援機関に委託する場合、発生する主な費用は次のとおりです。
- 初期費用：30万円〜40万円程度
- 月額費用：1人あたり2万円〜5万円（支援内容により異なる）
この費用で対応される支援項目は、法定10項目に加え、場合によってはビザ手続き支援、住居手配、生活用品準備まで含まれます。特に実績のある支援機関では、外国人材とのコミュニケーションやトラブル対応にも慣れており安心感があります。
ただし、複数人の受け入れや長期雇用を前提とした場合は、費用総額が膨らむ可能性があり、中小企業にとっては負担に感じるケースもあります。
自社支援にかかるコストと人的リソースの内訳
自社で特定技能外国人に対する支援業務を行う場合、初期投資や人的リソースの確保が必要となります。
主な費用としては、まず担当者の人件費が挙げられます。支援担当者は、通訳対応や日常的な相談対応、支援内容の記録管理など幅広い業務を担うことになり、ある程度幅広い業務を行える人材が必要になります。兼任の場合でも年間20万～40万円はかかると予想され、新しく担当できる社員を採用しなければならない場合は、年間300万円以上かかる可能性も予想されます。
次に、社内での研修や生活支援マニュアルの整備などにかかる費用として、年間で約10万円程度が必要とされます。さらに、言語面でのサポートを外注する場合には、通訳や翻訳資料の作成に年間約5万円から10万円ほどのコストが見込まれます。
このように、自社支援を行うには一定の準備費用が必要ですが、登録支援機関への毎月の委託料が発生しないため、受け入れる外国人材の人数がある程度まとまっている企業にとっては、長期的に見るとコスト面でのメリットが大きくなる傾向にあります。
コスト・柔軟性・負担感の視点で選ぶ支援方式
特定技能人材の支援方式を選ぶ際は、「コスト」「柔軟性」「負担感」などの観点から、自社支援と登録支援機関の利用を比較検討することが重要です。
まず、初期負担の面では、登録支援機関の利用は初期準備が比較的少なく、導入しやすい反面、自社支援は研修やマニュアル整備などの初期整備が必要となるため、若干高めの実務負担が発生します。
次に月額コストの面では、登録支援機関は継続的に毎月数万円の支援費用が発生する一方で、自社支援は外部への支払いがないため、実質的な月額コストはゼロに近くなります。ただし、社内の体制維持に関する費用は別途必要です。
柔軟性の面では、登録支援機関はマニュアルに沿った標準化された対応が中心となるため、現場ごとの細かな対応にはやや限界があります。一方、自社支援は自社現場の実情に即した柔軟な対応が可能である点が強みです。
ノウハウの蓄積の面では、登録支援機関を活用すると支援業務が外部に委ねられるため、社内に知見が蓄積されにくいという課題があります。これに対して、自社支援では支援の実務を通じて社内にノウハウを蓄積でき、将来的な運用効率の向上にもつながります。
ただし、制度の専門性や記録義務が伴う中で、情報管理や法令遵守への対応が不十分な場合、自社支援は制度違反や運用ミスのリスクが高まるおそれもあります。登録支援機関を活用することで、そうしたリスクを低減できるというメリットもあります。
このように、社内に十分な人的リソースと制度対応力がある企業にとっては、自社支援は中長期的にコスト面・柔軟性・ノウハウ蓄積といった点で大きなメリットをもたらします。一方で、人的余裕がなく、制度運用に不安がある企業にとっては、登録支援機関の活用が安心かつ現実的な選択肢となります。
自社支援のメリット
ここまで自社支援の内容をみてきましたが、自社で特定技能の外国人材の支援を行うことは、コスト削減や柔軟な対応などさまざまなメリットがあります。ここでは、具体的な自社支援のメリットについて解説します。
- 支援コストの削減につながる
- 柔軟な支援体制を構築できる
- 社内にノウハウが蓄積される
- 採用後のミスマッチや離職リスクを減らすことができる
支援コストの削減につながる
登録支援機関を利用する場合、月額で1人あたり2万円〜5万円の支援費用が継続的に発生します。一方、自社支援では初期費用や社内体制整備にコストはかかるものの、その後の維持費は比較的低く抑えられるため、長期的にはコスト削減効果が期待できます。
特に複数人を同時に受け入れる企業や、将来的に継続的な外国人材の雇用を予定している企業にとっては、費用面でのメリットが顕著に現れます。
柔軟な支援体制を構築できる
自社で支援を行うことで、現場の状況や個々の外国人材の特性に応じた柔軟な対応が可能となります。
勤務時間の調整、生活習慣への配慮、社内文化の共有など、日々の小さな気配りも可能となり、職場への順応が早まります。また、相談・支援が直接社内で完結するため、スピーディーで臨機応変な対応がしやすくなり、トラブルの早期発見・解決にもつながります。
社内にノウハウが蓄積される
自社支援を行うことで、外国人材への対応ノウハウが社内に蓄積されていきます。
支援マニュアルのブラッシュアップや社内研修の改善、通訳体制の構築など、経験を積むごとに支援品質が向上します。また、制度変更への対応力も強化され、将来的に多国籍人材の受け入れを本格化させる際の基盤作りにもつながります。
採用後のミスマッチや離職リスクを減らすことができる
特定技能人材への自社支援を社内で一貫して行うことで、コミュニケーション機会が増え、信頼関係の構築がしやすくなります。その結果、就業中の不安や不満が可視化されやすくなり、早期に対応することが可能です。
企業文化や業務内容への理解が深まり、職場への定着率が向上します。離職による再採用コストの削減にもつながるため、長期的な人的資源の安定確保という観点でも重要なメリットです。
自社支援のデメリット
一方で、自社支援には一定の制約や負担も伴います。特に制度要件や社内体制の整備負担などは、慎重な検討が求められるポイントです。自社で本当に対応できるのか冷静に判断することが求められるでしょう。ここでは、主なデメリットについて解説します。
- 制度要件のハードルが高い
- 支援に必要な人手と時間的負担が大きい
- 制度変更や運用ミスによるリスクがある
- 支援体制構築に伴う初期投資と教育負担がある
制度要件のハードルが高い
自社で特定技能人材に対する支援を行うには、出入国在留管理庁が定める厳格な制度要件をすべて満たす必要があります。
まずは、これまでに外国人材を適正に受け入れた実績があることが求められます。また、外国人材への支援を継続的に実施できる体制が社内に整っていること、さらに法令順守に関する明確な体制が構築されていることも条件となります。
加えて、支援業務に対応できる十分な人員や業務環境が備わっていることも重要な要件の一つです。
これらの要件のうち、一つでも欠けていれば自社による支援は認められず、登録支援機関の利用が必要になります。そのため、自社支援を検討する際には、制度の正確な理解とともに、事前準備を十分に行うことが不可欠です。
支援に必要な人手と時間的負担が大きい
特定技能1号に対する10項目の支援業務は、実施・記録・報告のすべてを社内で行う必要があり、継続的な人員配置が求められます。特に通訳や相談対応などは日常的な業務と並行して実施する必要があり、専任担当者を設けないと業務負担が集中する恐れがあります。
人的リソースに余裕がない企業では、対応の質が不十分になりやすく、結果として外国人材の満足度や職場定着に悪影響を及ぼすリスクがあります。
制度変更や運用ミスによるリスクがある
特定技能制度は、制度改正や運用ルールの見直しが頻繁に行われます。常に最新情報を把握し、支援内容や契約書の内容を適宜見直す必要があります。
また、支援記録の不備、支援実施の遅延、不適切な対応などがあると、是正指導や支援業務の停止命令、最悪の場合には受入れ停止処分を受ける可能性もあります。社内で制度運用を担う場合は、継続的な教育とチェック体制の整備が欠かせません。
支援体制構築に伴う初期投資と教育負担がある
自社支援を行うには、初期段階での準備コストが避けられません。
支援マニュアルの作成、社内規程の整備、通訳手配、外部研修など、開始前に必要な整備には時間と費用がかかります。また、担当者の制度研修や外国人材とのコミュニケーション能力の向上など、人的資源の教育にも継続的な投資が求められます。
これらを中長期的に維持できるかどうかが、自社支援の成功を左右する要素となります。
特定技能外国人を採用する際は「外国人材採用ラボ」をご活用ください
ここまで、自社で特定技能外国人の支援を行うための要件や運用方法、委託との比較を解説しましたが、現実には「制度が複雑で不安」「社内に体制がない」と感じる企業も多いのが実情です。最後に、そういった企業の方に向けて、専門的な支援をワンストップで提供する「外国人材採用ラボ」の概要と提供するサービスを紹介します。
企業の採用と制度を橋渡しする実務支援の専門パートナー
外国人材採用ラボは、特定技能をはじめとする外国人材の採用支援に特化した株式会社クレイプラスが運営する実務支援サービスです。在留資格制度の選定から採用後の定着支援まで、企業の方針や体制に応じて柔軟にサポートを提供します。
単なる人材紹介にとどまらず、「制度」と「現場実務」の橋渡し役として、採用担当者の悩みや疑問に寄り添いながら、最適な運用方法を提案します。
制度選定・書類作成・支援実施までの一括サポート
外国人材採用ラボでは、特定技能制度を活用した外国人採用に関する各種手続きを一括してサポートしています。
まず、企業ごとに特定技能制度の利用が可能かどうかを診断し、最適な運用方法を提案します。続いて、在留資格の取得に必要な書類の作成を支援し、支援計画書の作成や提出も代行します。さらに、法令で定められた10項目の義務的支援についても、実施内容を適切に記録・管理しながら対応します。
また、外国人材が入社した後の相談対応やトラブル時のフォローも行っており、企業の実務負担を大幅に軽減できる体制が整っています。これにより、外国人材採用ラボにおいては、特定技能制度に則った適正な運用が継続的に行えるよう、専門的かつ実務的な支援を提供しています。
採用後の定着を見据えた継続支援とフォロー体制
外国人材採用ラボは、採用から定着までを見据えた支援に強みがあります。単なる採用後の連絡ではなく、生活指導、日本語学習支援、交流イベントの企画など、定着を促進するきめ細かな支援を行います。トラブルの未然防止や、職場内での円滑なコミュニケーション支援を通じて、離職リスクの軽減にも貢献しています。
登録支援機関としての豊富な実績と信頼性
法令に基づく登録支援機関として多数の支援実績を持つ「外国人材採用ラボ」は、制度理解・運用ノウハウともにこれまで支援を行わせて頂いた企業様より信頼できるとの評価を頂いております。多国籍人材の対応経験も豊富で、母国語対応が可能なスタッフの配置や、トラブル対応ノウハウも確立されています。外国人材の採用が初めての企業でも安心して任せられるパートナーです。
まとめ
特定技能外国人の受け入れは、企業にとって即戦力確保の有力な手段ですが、同時に特定技能制度の理解と支援体制の構築が求められる複雑な取り組みでもあります。
「自社で支援する」か「外部に委託する」かは、それぞれの企業のリソースや方針に応じた判断が必要です。特定技能制度の全体像と支援方法を正しく理解したうえで、自社にとって最も現実的かつ持続可能な方法を選択してください。
自社支援に不安がある場合は、ぜひ「外国人材採用ラボ」にご相談ください。信頼できる登録支援機関と連携することで、リスクを抑えつつ円滑な採用・定着を実現できます。少しでもご興味をお持ちの場合は、お気軽にお問い合わせください。
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