人手不足に直面している分野では、特定技能外国人材を受け入れている企業が増えています。しかし、実際に外国人材を採用すると、日本語能力や専門知識の不足によって業務への対応が難しかったり、コミュニケーションが取りにくかったりして、スムーズに外国人材が職場に適応できないケースもみられます。

そのため、特定技能外国人材の受け入れは、送出機関の選定が成功へのカギを握っているのです。今回は、送出機関の役割や企業担当者が失敗しないために確認すべき選定ポイント、注意点を解説します。

送出機関とは

企業が外国人材の受け入れを成功させるためには、送出機関の役割や政府間の取り決めを知っておかなければなりません。ここでは、送出機関の役割や二国間協定について解説します。

送出機関の主な役割

送出機関は、特定技能制度や技能実習制度を利用して日本で働きたい外国人材を現地で募集し、日本へ送り出すための機関です。候補者の募集や面接、日本語教育、日本の受け入れ機関への紹介、出発前オリエンテーションなどを行っています。適切な機関を利用することで、企業は採用コストや手間を抑えながら、必要な外国人材を受け入れることができます。

技能実習では、団体監理型を活用している企業は送出機関を利用しなければなりません。一方、特定技能では日本国内に在留している技能実習2号から特定技能への移行する外国人材を受け入れる場合、送出機関を利用しなくても特定技能外国人材の受け入れが可能です。

ただし、ベトナム、ミャンマー、フィリピン、カンボジアの4ヶ国は、国が認定している送出機関を必ず活用しなければならないことが決まっています。

特定技能外国人材の受け入れに関する二国間協定とは

特定技能外国人材の受け入れは、日本と外国の政府間で結ばれた協定に基づいて行われます。協定の目的は、外国人材のスムーズな送り出しや外国人材の保護です。

協定では、受け入れ対象職種や人数、教育内容、労働条件などが規定されています。国ごとに教育内容や手続き方法、トラブル対応などが異なるため、事前に二国間協定内容を確認しておくことが大切です。

2025年9月現在、特定技能に関する二国間協定を締結しているのは次の17ヶ国です。

• フィリピン
• カンボジア
• ネパール
• ミャンマー
• モンゴル
• スリランカ
• インドネシア
• ベトナム
• バングラデシュ
• ウズベキスタン
• パキスタン
• タイ
• インド
• マレーシア
• ラオス
• キルギス
• タジキスタン

日本と二国間協定を締結していない国からも、特定技能外国人材を受け入れることは可能です。しかし、信頼できる送出機関を見極める難しさやトラブルが発生するリスクの高さなどから、二国間協定を締結している国から受け入れる方が、安全性が高いといえます。

参照元：特定技能に関する二国間の協力覚書（出入国在留管理庁）

送出機関の選び方のポイント

企業のニーズを満たした特定技能外国人材を採用するためには、適切な送出機関を選定する必要があります。送出機関を選ぶ際、次のポイントを確認しましょう。事前にリサーチし、企業のニーズに合った送出機関を選ぶことが大切です。

• 政府認定の送出機関
• 過去の実績
• 専門知識や日本語教育の充実度
• 送出機関側の担当者の日本語能力
• 外国人材が送出機関に支払った費用
• 日本国内に事務所の有無

政府認定の送出機関

送出機関が政府の認定を受けているかどうかは、信頼性を判断するための重要な目安となります。

認定を受けている送出機関は、政府の基準を満たし適切な運営や管理体制が整っている可能性が高いです。また、認定機関は定期的に監査や審査を受けているケースが多く、運営の透明性も期待できます。

認定の有無を確認しておくことで、安心して外国人材の受け入れを進めやすくなります。

過去の実績

過去にどの程度外国人材を紹介し、受け入れた企業での定着率やトラブルの有無などを確認することは、送出機関の信頼性を見極めるうえで大切です。また、新たに外国人材を受け入れる場合のために、安定して外国人材を紹介できる能力があるのかも確認しておきましょう。

実績が豊富な送出機関は、受け入れ企業の業種や職種に合った外国人材を、紹介してくれる可能性が高く、職場への適応や長期的な定着にもつながります。

専門知識や日本語教育の充実度

送出機関が候補者に提供している教育内容は、採用後の業務適応や職場でスムーズにコミュニケーションを取れるかどうかに直結します。専門的な技能訓練や日本語の教育が充実していれば、採用後にすぐに職場に馴染み、高い定着率も期待できます。

そのため、教育の範囲や実施方法を確認しておくことは、特定技能外国人材の採用を成功させるための重要なポイントです。

送出機関側の担当者の日本語能力

送出機関の担当者の日本語能力が不十分だと、やり取りに誤解やすれ違いが起こるリスクが高くなります。特に契約条件や就労条件に関して正確に理解していないと、採用後のトラブルに発展する可能性もあります。

送出機関とトラブルになった際、意志の疎通がスムーズにできないようでは、解決に時間がかかってしまい企業にとって大きな負担になるでしょう。担当者の日本語能力を確認しておくことで、送出機関と安心してやり取りできるようになります。

外国人材が支払う費用の妥当性

外国人材が送出機関に支払う費用の妥当性を確認することも重要です。

過度に高額な費用を支払っている場合、後々トラブルに発展するリスクが高くなります。国によっては外国人材が送出機関に支払う費用の上限が決まっており、上限以上の費用を外国人材が支払っている場合は注意が必要です。

事前に費用の内訳や上限の有無を確認することは、送出機関の信頼性を見極めるポイントになります。

日本国内に事務所の有無

日本国内に送出機関の事務所などの拠点があると、外国人材採用後のフォローやトラブル対応のサポートが期待できます。

また、日本での生活に慣れていない外国人材にとって、母国語で相談できる相手が日本にいることは、精神的な安定にもつながります。受け入れ企業にとっても日本国内に拠点があれば、緊急時や問題が発生したときに、サポートやアドバイスを求めやすくなります。

送出機関が日本国内に拠点があるかを確認するだけでなく、日本国内でのサポート内容も確認しておきましょう。

優良な送出機関を見つけるための登録支援機関の選び方

特定技能外国人材を受け入れる際は、登録支援機関を活用した方が、企業の負担を抑え効率的に進められます。ただし、登録支援機関によってサービス内容や提携先の送出機関の質が同じではありません。

そのため、ニーズに合った外国人材を紹介してくれる送出機関を見つけるためには、まず信頼できる登録支援機関を選ぶ必要があります。

登録支援機関に委託するメリット

特定技能外国人材を受け入れる企業が、単独で送出機関を探すことも可能です。しかし、信頼できる送出機関を見極めるのは容易ではありません。

外国人材候補者の質や採用後の定着率、教育水準などを正確に把握するには、経験や知識が必要になります。そのため、大部分の企業は登録支援機関に委託し、提携先の送出機関から外国人材を紹介してもらっています。

さらに、登録支援機関に委託すると、特定技能外国人材の受け入れに必要な複雑な手続きや採用後のサポートもしてもらえます。たとえば、日本語学習支援やオリエンテーションの実施、住居支援、入国後の生活支援などさまざまな支援が含まれています。さらに、採用後のトラブル対応や相談にも対応してくれるため、企業は外国人材の受け入れに伴う負担を大幅に軽減できます。

優良な登録支援機関に委託すると、企業のニーズに合った外国人材を紹介してもらえる可能性が高くなるだけでなく、採用後の企業負担を抑えつつ外国人材が定着しやすい環境整備のサポートまでしてくれます。

登録支援機関の選び方のポイント

登録支援機関を選ぶ際に確認するポイントは次のとおりです。

• 支援実績
• 提携している送出機関の質
• 対応可能な業種や職種
• 手続きや採用後の支援内容、外国人材とのトラブル時のフォロー体制
• 契約内容や費用の透明性

支援実績

登録支援機関がこれまで支援してきた外国人材の数や国籍、業種などの実績を確認することは優良な登録支援機関を見極めるうえで非常に大切です。

多くの外国人材の支援をしてきた登録支援機関には、手続きや支援などについてのノウハウが蓄積されています。また、過去に対応したトラブルや対応方法のノウハウも豊富で、初めて特定技能外国人材を受け入れる企業にとって信頼できるパートナーとなるはずです。

具体的な数字や事例を公表している登録支援機関なら、企業は信頼して委託できるでしょう。

提携している送出機関の質

送出機関が紹介している外国人材の質によって、採用成功が大きく左右されます。企業のニーズを満たしていない外国人材が紹介されると、業務や日本の生活に適応できず早期離職のリスクが高まります。

企業単独では、送出機関の日本語教育や専門技能の教育体制など、質の情報を正確に知ることは難しいです。しかし、優良な登録支援機関なら提携している送出機関のサポート内容などを詳しく把握しています。

こういった情報を共有してもらうことは、ミスマッチ防止に有効です。そのため、信頼できる登録支援機関に委託することは、外国人材の定着向上や離職防止につながります。

対応可能な業種や職種

特定技能制度では、受け入れ可能な業種や職種が決まっています。登録支援機関の中には、特定の業種や職種にしか対応していない機関もあります。また、特定の業種や職種に強みを持つ機関もあるのです。

そのため、登録支援機関が企業の求める業種や職種に対応できるか、事前に確認しなければなりません。対応できない場合、手続きや生活支援が不十分になり、外国人材の定着や業務への適応に影響します。

手続きや採用後の支援内容、外国人材とのトラブル時のフォロー体制

登録支援機関を選ぶ際は、サポート内容を確認しましょう。

各種手続きの支援や、採用後のフォロー、外国人材とのトラブル時のフォロー体制が整っていることは重要です。また、企業と外国人材双方の立場に配慮したサポートを提供しているかどうかも、優良な登録支援機関を見極めるポイントになります。

十分なサポートを提供していない登録支援機関を選んでしまうと、企業負担が増え、受け入れ準備に集中できなくなる可能性があります。そのため、事前に支援内容をしっかり確認しておくことが大切です。

契約内容や費用の透明性

信頼できる登録支援機関を見極めるために、契約内容や費用の透明性を必ず確認してください。具体的には、サービス内容や委託費用、支払いのタイミング、支払い方法、追加費用の有無などが明確に示されているかがチェックポイントとなります。

また、契約内容を丁寧に説明してくれる登録支援機関は、サポートの質も信頼性も高い傾向があります。

「外国人材採用ラボ」と他の登録支援機関との違い

登録支援機関の中には、提携している送出機関が、業務や日本での生活に支障がないレベルの日本語能力や専門技能を持つ外国人材を紹介できるかが明確でない場合があります。さらに、日本語教育や職業訓練の体制が整っている送出機関と提携しているとは限らないため、採用後から入国までの期間の教育が途切れてしまうことがあります。

これは、登録支援機関が提携先の送出機関を選定する際、教育体制や施設まで十分確認していない場合があるためです。

しかし、株式会社クレイプラスが運営する外国人材紹介サービス「外国人材採用ラボ」は、日本語学校を併設する教育機関や、専門の職業訓練施設を持っている送出機関の中から、信頼できる現地パートナーのみを厳選して提携しています。

ご紹介する人材は、日本語能力試験（JLPT）N4を取得していることが基本です。しかし、資格だけで判断するのではなく、採用後の成長までを見据えています。そのため、会話レベルだけはN3を目指し、採用後も継続して日本語教育を行います。

残念ながら、登録支援機関の中には、料金に見合った支援を提供しない場合も少なくありません。「外国人採用ラボ」は、そうしたサービスとは一線を画し、採用後の定期的な面談や生活相談などの定着支援までを一貫して手厚く行います。

人材の質の担保から採用後のきめ細やかな支援まで責任を持つことで、企業様が安心して料金を支払える「価値のある登録支援機関」でありたいと考えています。

• 義務的支援代行サービス

優良な送出機関をお探しなら「外国人材採用ラボ」にお任せください

人手不足に直面している企業にとって、外国人材の受け入れが現実的な選択肢として広がる中、受入れ機関には制度理解や雇用管理、支援体制の整備など多くの対応が求められています。こういったことにスムーズに対応するためには、専門性の高い信頼できるパートナーの存在が欠かせません。

最後に、外国人の紹介から生活支援までを一括して提供し、高い定着率と採用成功実績を誇る「外国人材採用ラボ」の特徴と提供サービスの内容を紹介します。特定技能制度の複雑さに不安を抱え、優良な登録支援機関を探している企業にとって、心強いパートナーとなるはずです。

外国人採用ラボとは

外国人材採用ラボは、株式会社クレイプラスが運営する外国人材紹介サービスです。企業と外国人材の双方にとって最良のマッチングを実現し、特定技能外国人材の事前教育から定着サポートまで提供しています。主な特徴は次の3点です。

• 豊富な実績がある：年間1,500社との採用に関する商談を重ね、累計600社以上の支援実績を誇る
• さまざまな業界への理解度が高い：人手不足に直面しているさまざまな業界への理解度が高く、特に人手不足が深刻な医療・介護分野では、200以上の施設との契約実績がある
• 全業種対応の人材紹介サービスを提供：会社設立以来、地方中小企業の採用のお悩みに応え、施工管理士やサービス業の店長候補など採用難度の高い人材の紹介実績がある

外国人材採用ラボが選ばれるその他の理由

外国人材の採用から入管手続き、住まいの確保、日本語教育まで外国人材の受け入れに必要な業務をワンストップで支援しています。外国人材採用ラボが選ばれる主な理由は次の2点です。

• 申請不許可のリスクが低いため
• 全国ネットワークで家探し代行可能なため

申請不許可のリスクが低いため

在留資格認定証明書交付申請は、複雑で専門的な知識が求められます。

外国人材採用ラボを運用する株式会社クレイプラスは、特定技能専門で日本トップクラスの実績を誇る行政書士法人と提携しています。要件確認から申請取次まで一貫して対応し、「書類不備で、数ヶ月入国が後ろ倒し」といった事態を防ぎます。

そのため、採用計画を乱すことなくスムーズな入国を実現できます。受入れ機関は複雑な手続きから解放され、外国人材の受け入れ準備に集中できます。

全国ネットワークで家探し代行可能なため

外国人材を受け入れる企業にとって、家探しは大きな負担になっていることがあります。多くの登録支援機関は、地域の不動産会社をいくつかあたる程度で対応しています。

しかし、「外国人材採用ラボ」は、不動産会社14,000社以上のネットワークを持つ外国人特化の家貸保証会社と提携し、他にはない規模とスピードで外国人材が入居可能な物件を確保可能です。受入れ機関の担当者の住居支援負担を軽減させることができるため、業務や生活支援に集中できます。

また、外国人材採用ラボでは包括的なサポートを提供しており、住居探しだけでなく、大家や管理会社への対応まですべて代行しています。

まとめ

ニーズに合った特定技能外国人材を受け入れるためには、適切な送出機関を選ぶ必要があります。優良な送出機関は、企業のニーズを満たす日本語能力や専門技能の外国人材を育成し、安定的に紹介してくれます。企業単独で優良な送出機関を探すことは難しいため、信頼できる登録支援機関に委託することが大切です。

「外国人材採用ラボ」は、信頼できる現地の送出機関と提携し、会話レベルの高い日本語能力を有する外国人材を厳選して紹介しています。また、分野別に技能訓練を行い、即戦力レベルの人材の育成も行っているため、日本での生活や業務へスムーズに適応することが期待できます。

信頼できる送出機関をお探しの場合は、「外国人材採用ラボ」までお気軽にお問い合わせください。