近年、人材不足に伴い、特定技能外国人を採用する企業が増えています。新たに特定技能外国人の採用を検討している企業からは、「登録支援機関とは？」「登録支援機関への委託は必須？」といった声が多く聞かれます。
今回は、特定技能制度における登録支援機関の概要や、支援の委託が必要な企業の要件、具体的な支援内容などについて解説します。登録支援機関に関する理解を深めたい企業の経営者や人事担当者の方は、ぜひ本記事をご活用ください。
目次
特定技能制度における登録支援機関とは
登録支援機関とは、特定技能外国人を受け入れる企業や団体など（以降「受け入れ機関」）に代わって、外国人材への支援や出入国在留管理庁への届出などを行う機関です。特定技能制度では、受け入れ機関が「1号特定技能外国人支援計画」を作成し、これに基づいて外国人材の生活を支援することが義務付けられています。
受け入れ機関によっては、人的リソース不足などの理由から、これらの支援に対応できないことがあります。その場合、受け入れ機関は登録支援機関に全部または一部の支援を委託することが可能です。現在、多くの受け入れ機関で登録支援機関が活用されています。
参照元：1号特定技能外国人支援・登録支援機関（出入国在留管理庁）
特定技能制度における登録支援機関の要件
登録支援機関になるためには、出入国在留管理庁長官による登録を受ける必要があります。登録支援機関として認可されるためには、次のような要件を満たす必要があります。
- 登録支援機関として適切である：登録支援機関は法令を遵守している必要があります。「禁錮以上の刑に処せられた者」などの登録拒否事由に該当している場合や、申請内容に虚偽の記載がある場合には、登録が認められません。
- 特定技能外国人を支援する体制がある：登録支援機関には支援計画の全部を実施できる体制の確保が必要です。支援責任者および1名以上の支援担当者を選任していることや、中長期在留者（就労系に限る）の受け入れ実績があること、外国人材が十分理解できる言語を用いた支援体制があることなどが求められます。
詳しい内容については、特定技能運用要領などを参照してください。
参照元：特定技能外国人の受入れに関する運用要領（出入国在留管理庁）
特定技能制度における登録支援機関の義務
特定技能制度において、登録支援機関は次の義務を果たす必要があります。
- 外国人材への支援を適切に実施する：登録支援機関は、特定技能1号の外国人材に対して「1号特定技能外国人支援計画」に沿って支援を実施する義務があります。
- 出入国在留管理庁への各種届出を行う：支援の実施状況や変更事項などがあった場合、登録支援機関は地方出入国在留管理局に各種届出を行うことが必要です。
登録支援機関がこれらの義務を適切に実施していない場合、登録の取り消しなどの処分を受ける可能性があります。
特定技能外国人に対する登録支援機関の支援内容
登録支援機関は、特定技能1号の外国人材に対して義務的支援を提供しなければなりません。義務的支援とは、入管法令上の義務として実施することが定められている支援のことです。
特定技能運用要領には、実施することが望ましい支援として、任意的支援についても併せて紹介されています。「1号特定技能外国人支援計画」で定めている場合には、任意的支援についても実施する必要があります。なお、特定技能2号の外国人材に対しては、支援が義務づけられていません。
ここでは、特定技能1号の外国人材に対して登録支援機関が提供する支援内容について解説します。より詳しい内容については、特定技能運用要領を確認してください。
- 事前ガイダンス
- 出入国の際の送迎
- 住宅の確保・生活に必要な契約関係のサポート
- 生活オリエンテーション
- 公的手続等への同行
- 日本語教育・学習機会の提供
- 相談・苦情への対応
- 日本人との交流促進
- （受け入れ側の都合で雇用契約を解除する場合）転職の支援
- 定期的な面談・行政機関への通報
参照元：１号特定技能外国人支援に関する運用要領（出入国在留管理庁）
事前ガイダンス
特定技能1号の外国人を雇用するには、在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請をするまでの間に、事前ガイダンスを実施する必要があります。
事前ガイダンスでは、労働条件や活動内容などを、対面・テレビ電話などの手段を活用して説明します。文書の郵送や電子メールの送信のみによって事前ガイダンスを提供することはできません。
また、事前ガイダンスの際には、外国人材が十分に理解することができるよう、母国語などの言語で実施することが必要です。なお、事前ガイダンスの内容には、労働条件に関する事項が含まれるため、雇用契約の締結前に行うことが推奨されています。
義務的支援としては、次の内容について情報提供しなければなりません。
- 外国人材に従事させる業務の内容、報酬の額、その他の労働条件に関する事項
- 日本で行うことができる活動の内容
- 入国手続に関する事項
- 不当な保証金などの支払や違約金などに関する契約の有無の確認
- 送り出し機関などを介して採用している場合、支払費用の有無や内訳に関する確認など
任意的支援としては、次の情報提供が推奨されています。
- 入国時の日本の気候や推奨される服装
- 母国から持参すべきものや持参してはならないものの紹介
- 入国後に当面必要となる金額や用途の紹介
- 受け入れ機関から支給される作業着などの物品の紹介など
出入国の際の送迎
外国人材の出入国の際には送迎することが必要です。日本国内での失踪者や行方不明者を発生させないために必要な措置とされています。
義務的支援としては、次のものを実施しなければなりません。
- 入国時に、外国人材が上陸する空港などから事業所や外国人材の住居までの間を送迎する
- 帰国時に、外国人材が出国の手続きを受ける空港などに送迎し、保安検査場の前まで同行の上、入場したことを確認する
任意的支援としては、次の内容が挙げられています。
- 入国時の送迎を要しない外国人材（技能実習2号から特定技能1号に在留資格を変更した外国人材など）に対して、日本国内の移動に関する費用を受け入れ機関や登録支援機関などが負担する
- 入国時の送迎を要しない外国人材に対して、国内の交通手段や緊急時の連絡先を伝達するなど
住宅の確保・生活に必要な契約関係のサポート
外国人材の住宅の確保や生活に必要な契約関係の支援についても提供する必要があります。外国人材が国内に在留しており、転居の必要がない場合は不要となります。
義務的支援としては、次のような内容が定められています。
- 外国人材の住居探しの支援、借り上げ住宅、社宅の提供のいずれかの支援など
- 銀行口座の開設や携帯電話、ライフラインなどの新規契約に関する案内、各種手続の補助など
任意的支援としては、次の内容が挙げられています。
- 雇用契約が解除されてから次の受け入れ先が決まるまでの間の住居の確保の支援など
- 契約途中での契約内容の変更や解約に関する案内、各種手続の補助など
生活オリエンテーション
外国人材が円滑に社会生活を営めるよう、入国後には速やかに生活オリエンテーションを実施する必要があります。日本国内での生活経験がある外国人材に対しては4時間以上、そうでない場合には少なくとも8時間以上の生活オリエンテーションの実施が必要とされています。また、生活オリエンテーションは外国人材が十分に理解できる言語で実施しなければなりません。
義務的支援としては、次のような内容に関する情報提供が必要です。
- 金融機関の利用方法
- 医療機関の利用方法
- 交通ルール、交通機関の利用方法
- 生活ルール・マナー
- 災害情報の入手方法など
公的手続等への同行
外国人材が公的手続きを行う場合には、必要に応じて窓口に同行し、書類作成の補助などを行う必要があります。
義務的支援としては、次のような内容が挙げられています。
- 国民健康保険・国民年金などの社会保障に関する手続への同行、書類作成の補助
- 住居地に関する届出への同行、書類作成の補助
- 源泉徴収・住民税などの仕組みの説明（手続が発生した場合には手続への同行、書類作成の補助）など
日本語教育・学習機会の提供
日本での仕事や生活に必要な日本語学習の機会を提供する必要があります。
義務的支援としては、外国人材の希望に基づき、次のいずれかを実施する必要があります。
- 日本語教室や日本語教育機関への入学案内の情報提供や入学手続きの補助
- 自主学習のための日本語学習教材やオンライン日本語講座に関する情報提供や契約手続きの補助
- 受け入れ機関が日本語教員と契約の上、日本語講習の機会を提供
任意的支援としては、次のような内容が紹介されています。
- 支援責任者や支援担当者による日本語指導・日本語講習の企画・運営
- 日本語試験の受験支援や資格取得者への優遇措置の設置
- 日本語学習にかかる費用の補助や経済的支援の実施など
相談・苦情への対応
相談や苦情を受けた場合には、外国人材が十分に理解することができる言語で対応する必要があります。また、個人情報を保護し、相談内容を理由に職場で不当な取扱いがされないように配慮することも必要です。
義務的支援としては、次の内容が挙げられています。
- 職場や生活上の相談・苦情等について、内容に応じた必要な助言、指導を実施する
- 必要があれば適切な機関を案内し、外国人材に同行して手続きを補助するなど
任意的支援としては、次のような内容が紹介されています。
- 相談・苦情の内容に対応する相談窓口の情報を一覧化して手渡しておく
- 相談・苦情専用の電話番号やメールアドレスを設置するなど
日本人との交流促進
外国人材が地域社会に馴染むことができるよう、日本人との交流を促進することも必要です。
義務的支援としては、次の内容が挙げられています。
- 必要に応じて自治会などの地域住民との交流の場に関する案内を行い、参加を補助する
- 必要に応じて地域のお祭りなどの行事の案内を行い、参加を補助するなど
任意的支援としては、次のような内容が挙げられています。
- 行事への参加を希望する場合、有給休暇の付与や勤務時間について配慮する
- 地域社会で孤立しないよう、日本人との交流の場を受け入れ機関が率先して設けるなど
（受け入れ側の都合で雇用契約を解除する場合）転職の支援
受け入れ機関側の都合により外国人材との雇用契約を解除する場合には、転職の支援が必要です。外国人材が求職活動をする際には必要に応じて有給休暇を付与し、離職にあたって求められる行政手続きなどの情報提供も実施する必要があります。
義務的支援としては、次のいずれかの内容を実施する必要があります。
- 業界団体・関連企業などを通じて次の受け入れ先に関する情報提供を行う
- ハローワークなどを案内し、必要に応じて外国人材に同行の上、転職先を探す手伝いを行う
- 外国人材の希望に沿ってスムーズに転職活動ができるよう推薦状を作成する
定期的な面談・行政機関への通報
外国人材が職場で不当な扱いを受けていないかを確認したり、滞りなく外国人材の生活を支援したりするために、定期的な面談を行います。必要に応じて行政機関などに通報します。
義務的支援としては、次の内容が挙げられています。
- 外国人材・外国人材の上司などと、3か月に1回以上の頻度で定期面談を実施する
- 面談によって労働基準法違反や資格外活動などの問題が発覚した場合は、関係行政機関に通報するなど
任意的支援としては、次の内容が挙げられています。
- 外国人材が相談内容に応じてスムーズに通報ができるよう、行政機関の窓口情報を一覧化してあらかじめ手渡すなど
特定技能外国人への支援を登録支援機関に委託すべき受け入れ機関
受け入れ機関の状況によっては、登録支援機関に支援を委託しなければならない場合があります。ここでは、特定技能外国人への支援を登録支援機関に委託すべき受け入れ機関について解説します。
委託しなければ受け入れ機関の要件を満たせない場合
企業や法人によっては、登録支援機関に委託しなければ受け入れ機関の要件を満たせない場合があります。特定技能外国人を受け入れるには、次のうちいずれかの要件を満たさなければなりません。
- 外国人材の受け入れ経験があり、支援責任者・支援担当者を選任していること：過去2年間に中長期在留者の受け入れまたは管理を適正に行った実績が必要です。併せて、役員や職員の中から支援責任者や支援担当者を選任することも必要です。
- 外国人材の生活相談業務に従事した役員・職員がいること：過去2年間に中長期在留者の生活相談業務に従事した経験を有する役員や職員が在籍していることが必要です。さらに、これらの経験を有する役員や職員の中から、支援責任者や支援担当者を選任する必要もあります。
- 登録支援機関に委託すること：上記の条件と同程度に支援業務を適正に実施することができる者として出入国在留管理庁長官が認める登録支援機関に委託することが必要です。
このような点から、過去に外国人材を受け入れた経験がない企業や法人の場合は、基本的に登録支援機関への委託が必須となります。
特定技能制度に定める義務的支援の実施体制を整備できない場合
受け入れ機関の要件を満たしていても、義務的支援の実施体制を整備するのが難しい場合には、登録支援機関に委託しなければなりません。
登録支援機関に支援を委託しない場合、受け入れ機関で全ての義務的支援を実施する必要があります。外国人材への支援を適切に実施するうえでは、支援責任者や支援担当者に多くの負荷がかかります。また、特定技能外国人が十分に理解できる言語による適切な情報提供体制や相談体制などを整備することも求められます。
支援を実施する人的リソースが不足している場合や、外国人材の母国語でコミュニケーションができる通訳などを確保できない場合には、登録支援機関への委託が必要となります。
支援委託にかかる登録支援機関の費用相場
登録支援機関に支援を委託する場合、どのような費用が発生するのでしょうか？
登録支援機関によって費用の仕組みについては異なりますが、多くの場合、初期費用と月次の支援委託費で分かれることが多いです。
初期費用には、事前ガイダンス・生活オリエンテーションなど、外国人材が滞りなく入社するまでの支援が含まれます。費用相場としてはそれぞれ1.5〜4万円程度かかることが一般的です。
月次の支援委託費には、相談・苦情への対応や定期的な面談などの入社後の日常的な支援が含まれます。費用相場としては、月次で2.5〜5万円程度かかることが多いです。
特定技能外国人に対する支援を登録支援機関に委託するメリット
それでは、特定技能外国人に対する支援を登録支援機関に委託するとどのようなメリットを得られるのでしょうか？ここでは、受け入れ機関が登録支援機関に支援を委託するメリットについて解説します。
- 法令違反のリスクを減らすことができる
- 職場や企業担当者にかかる負荷を軽減できる
- 外国人材の心理的安全性の確保につながる
法令違反のリスクを減らすことができる
特定技能外国人に対する義務的支援が適切に実施されていない場合、外国人材の受け入れが認められないことがあります。場合によっては、受け入れ機関が処罰の対象になるリスクもあります。
義務的支援に関する十分な知見やノウハウを有する登録支援機関に支援を委託することで、法令違反のリスクを減らすことが可能です。
職場や企業担当者にかかる負荷を軽減できる
特定技能外国人に支援を実施する際には、支援責任者や支援担当者に大きな負荷がかかります。過度なストレスやプレッシャーがかかると、エンゲージメントの低下や離職につながるリスクもあります。
登録支援機関に支援を委託すれば、受け入れ機関は職場での業務指示や教育指導に集中することができます。日本人社員にかかる負荷を軽減するうえでも、登録支援機関への委託がおすすめです。
外国人材の心理的安全性の確保につながる
母国語でのやり取りができない日本人社員に囲まれて働くことは、外国人材にとってストレスにつながります。外国人材によっては「日本語でうまく表現できないため悩みを相談しにくい」という方もいます。
登録支援機関のスタッフが外国人材の母国語を話せる場合、外国人材が気軽に悩みを相談することができます。大きなミスやトラブルを未然に防ぐうえでも、母国語を話せるスタッフが在籍している登録支援機関を活用することは有効です。
登録支援機関を選定する際のポイント・注意点
登録支援機関を選定する際には、どのような点に注意が必要なのでしょうか？ここでは登録支援機関に委託する際のポイント・注意点を解説します。
- 登録支援機関登録簿を確認する
- サービスの充実度・母国語での対応可否を確認する
- コストパフォーマンスを確認する
登録支援機関登録簿を確認する
登録支援機関は、出入国在留管理庁に認可されなければ活動することができません。認可されていないにもかかわらず登録支援機関を騙る悪質な事業者に委託してしまうと、適正な支援体制を確保していないと判断され、在留審査の際に不許可となるリスクがあります。
登録支援機関を選定する前には、必ず「登録支援機関登録簿」に名前が載っているか確認しましょう。最新の登録支援機関登録簿は出入国在留管理庁のホームページから確認することができます。
サービスの充実度・母国語での対応可否を確認する
登録支援機関を選定する際には、サービスの充実度や特定技能外国人の母国語での対応可否を確認しましょう。登録支援機関によって、具体的なサービス内容は異なります。特に、母国語に対応しているスタッフが在籍しているかどうかは必ず確認したいポイントです。
コストパフォーマンスを確認する
どれだけ委託費が安くても、登録支援機関が提供する支援の質が悪ければ意味がありません。法令遵守の状況や支援体制、サービス内容を確認し、適正な価格で委託できる登録支援機関を選ぶことがおすすめです。登録支援機関が特定技能外国人の人材紹介も行っている場合には、トータルでの費用がお手頃になることもあります。
特定技能外国人採用は登録支援機関の「外国人材採用ラボ」にお任せください
はじめて特定技能外国人を採用する場合は、基本的に登録支援機関を活用する必要があります。受け入れ機関の中には「具体的にどの登録支援機関を選べばいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか？
当社株式会社クレイプラスが運営する「外国人材採用ラボ」は、特定技能外国人の人材紹介事業者でありながら、登録支援機関として認可されています。特定技能外国人の採用から義務的支援の実行までワンストップで対応しているため、はじめて外国人材を採用する企業の方も安心してお任せいただくことができます。
最後に、特定技能外国人の採用や支援にお悩みの経営者や人事担当者の方に向けて、株式会社クレイプラスや「外国人材採用ラボ」についてご紹介します。
外国人材採用ラボとは
「外国人材採用ラボ」とは、株式会社クレイプラスが運営する外国人材紹介サービスです。ここでは、株式会社クレイプラスや外国人材採用ラボの3つの特長を紹介します。
- 人材会社として企業の人手不足解消にむきあい続けた歴史を持つ
- マーケティングの力により、幅広く人材を探し出す
- 一人ひとりと丁寧に面談を実施している
人材会社として企業の人手不足解消にむきあい続けた歴史を持つ
株式会社クレイプラスには、企業が陥っている深刻な人手不足の解消というテーマにむきあい続けてきた歴史があります。「紹介して終わり」ではなく「企業への定着」というゴールを見据えるからこそ、お客様の経営状況や事業ステータス、組織風土、価値観を深く理解し、人材を選定する原則が働いています。
全業種対応型のHR事業も運営しているため、さまざまな業種・業態に対する理解度の深さにも自信があります。
マーケティングの力により、幅広く人材を探し出す
外国人材採用ラボの強みは、多様な人材を探し出す独自のマーケティング戦略です。
外国人材の母国語を話せるコーディネーターが在籍しているため、日本語の求人票を求人候補者の母国語に翻訳したうえで、魅力的に感じる要素をクリエイティブ化するなどしてリードを獲得しています。また、SNSを中心とした安定的な集客経路を確保しつつも新たな経路の開拓に力を注ぐことで、紹介可能な候補者層の質・量の改善に取り組み続けています。
一人ひとりと丁寧に面談を実施している
外国人材採用ラボでは、一人ひとりの候補者と丁寧に面談を実施しています。具体的には、候補者の母国語を話せるオペレーターが、電話やウェブ会議による一次選定・二次選定を実施しています。
「喫煙」「宗教」「食事」「集団生活」といった、トラブルの種となりそうな情報も事前にクリアリングしています。「お客様に紹介すべき候補者かどうか」を徹底的に見極めるプロセスを実施しているからこそ、質の高い候補者を紹介することができます。
外国人材採用ラボなら登録支援機関としての支援が可能
外国人材採用ラボは外国人材紹介事業者でありながら、登録支援機関として認可されています。在留資格の届出・手続きのサポートや、入国手続き・送迎代行などの各種義務的支援の実行をまるごとお任せいただくことが可能です。
また、外国人材採用ラボには、外国人材の母国語を話せるコーディネーターが在籍しています。事前ガイダンスや生活オリエンテーションなどの場面では、契約内容や就業規則、働く上でのルールや注意事項などを外国人材の母国語でわかりやすく説明しています。
外国人材採用ラボに支援を委託いただくことで、受け入れ機関の担当者の負荷を最小限に抑え、外国人材に安心して職場で活躍してもらうことが可能です。
外国人材採用ラボの外国人材の紹介サービス
外国人材採用ラボは、人手不足に陥っている企業で即戦力として活躍できる特定技能外国人を紹介しています。
候補者は、特定技能1号の在留資格を取得するのに必要な日本語試験・技能試験の基準を満たしているため、業務に関する一定の知見やノウハウがある状態でスムーズに就業を開始することができます。また、就業意欲が高く、残業や夜勤にも積極的に取り組める候補者を中心に紹介していることも特徴です。
まとめ
登録支援機関を選ぶ際には、支援体制やサービス内容、コストを確認し、安心して任せられる事業者を選ぶのがおすすめです。
外国人材採用ラボでは、特定技能外国人の紹介事業から登録支援機関としての支援の実施までワンストップでサービスを提供しています。特定技能外国人に関するお悩みは、外国人材採用ラボまでお気軽にご相談ください。