特定技能外国人の支援計画は、企業が自社で実施することも可能です。そのためには、制度上の要件を正確に理解し、必要な体制を整備することが不可欠です。「外部委託しないと難しいのでは？」「自社で実施するには何が求められるのか？」と悩む企業の担当者の方も多いでしょう。
そこで今回は、特定技能制度における支援計画の概要をはじめ、自社実施に必要な要件、実務上のポイント、外部委託との違いについて解説します。さらに、自社実施に取り組む際の注意点や、自社で対応するメリット・デメリットについても具体的に紹介します。
支援体制の自社構築を検討する企業担当者にとって、制度理解から運用の実務までを包括的に把握できる内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
特定技能制度における支援計画とは
在留資格「特定技能1号」で外国人材を受け入れる企業には、「支援計画」の実施が義務づけられています。これは、外国人が職場や地域社会に円滑に適応し、長期的に活躍できるよう支える制度であり、企業にとって重要な責任でもあります。特に、初めて特定技能外国人を受け入れる場合には、支援内容の理解と体制構築が欠かせません。ここでは、特定技能制度における支援計画について解説します。
支援計画の目的と制度上の位置づけ
特定技能制度は、日本の人手不足を解消するために創設された制度で、即戦力となる外国人材の受け入れを可能にします。その中核を成すのが、「特定技能1号」対象者への支援計画です。企業には、法律に基づく10項目の支援義務が課されており、計画の実施は制度運用上の要として位置づけられています。
一方、「特定技能2号」の在留資格者には支援計画の実施義務はありませんが、安定雇用の観点から自主的な支援が推奨されており、実際には1号と同様の支援を行う企業も増えています。
支援計画に含まれる支援内容の全体像
特定技能1号の外国人材に対し、企業が実施すべき支援内容は次の10項目です。
- 事前ガイダンスの実施（雇用条件や生活ルールの説明）
- 出入国時の空港送迎
- 住居の確保および生活インフラ（電気・ガス等）契約の支援
- 生活オリエンテーションの実施
- 住民登録や社会保障などの公的手続きへの同行
- 日本語学習機会の提供
- 職場や生活に関する相談・苦情への対応
- 地域社会との交流機会の提供
- 企業都合での離職時の転職支援
- 定期的な面談と行政機関への報告
これらは、外国人材が安心して働き、地域や職場に定着するための基礎的な支援です。企業は計画的かつ継続的に実施する姿勢が求められます。
支援計画の実施主体と役割分担
支援計画の実施方法には、「自社支援」と「外部委託」の2種類があります。
自社支援では、企業が支援のすべてを自ら担うため、制度理解・言語対応・地域連携・法令順守など、幅広い体制整備が必要です。
現場では、支援業務の一部のみを外部に任せ、残りは自社で実施する「部分委託」も一般的です。たとえば、生活支援や日本語教育は外部に依頼し、職場でのフォローや定期面談は自社対応といった使い分けが可能です。
このように、支援計画は単なる義務対応にとどまらず、企業ごとに最適な形で構築することが成功の鍵となります。必要に応じて登録支援機関などと連携し、現実的かつ効果的な支援体制を整えることが重要です。
特定技能の支援計画を自社で実施するための要件
自社で支援計画を実施するには、制度上の明確な要件を満たす必要があります。企業によっては、リソースや経験の制約から自社だけでの対応が難しいケースもあるため、必要に応じて登録支援機関と連携する柔軟な運用も現実的な選択肢です。
ここでは、出入国在留管理庁が定める自社支援の要件と、支援方式を選ぶ際に確認すべき判断ポイントについて解説します。
出入国在留管理庁が定める自社支援の要件
企業が登録支援機関に委託せず、支援計画を自社で実施するためには、次の条件をすべて満たす必要があります。
- 外国人材の受け入れ実績がある、もしくは同等の経験・知識を持つ体制を構築していること
- 社内に支援責任者および支援担当者を配置していること
- 外国人材が使用する言語に対応した通訳・翻訳体制を整えていること
- 各支援内容の実施結果を文書化し、保存・報告できる体制があること
- 労働基準法・入管法など関連法令の遵守体制が整備されていること
これらの基準を満たして初めて自社支援としての実施が認められます。
また、実務上ではすべての支援を自社で行うのではなく、通訳対応や日本語教育など専門性の高い項目のみを外部に委託する「部分委託」も可能です。自社のリソースに応じて、適切に外部連携を取り入れる柔軟性が求められます。
委託と自社実施の判断に必要なチェックポイント
自社支援が可能かどうかを判断する際は、次のような観点を確認することが重要です。
- 自社に過去の外国人材受け入れ実績があること
- 支援担当者に十分な時間と制度知識があること
- 通訳・翻訳など多言語対応が社内で可能であること
- 地域のインフラ（住宅、医療、交通）に関する情報や支援先とのネットワークが確保されていること
- 日本語教育や生活支援のノウハウが社内にあること
これらの条件を満たさない場合、無理にすべてを自社で実施するのではなく、必要な部分は登録支援機関と連携することが現実的です。支援の質を最優先とし、自社の強みと弱みを客観的に把握することが、適切な体制構築の第一歩となります。
支援計画を自社で運用するための体制と実務
自社で支援計画を適切に運用するには、制度理解やコストの検討だけでなく、社内の体制整備と日常業務への具体的な落とし込みが不可欠です。特に、外国人材の就労や生活支援は多部署にまたがる業務であるため、部門間の連携と社員の意識づけが成功の鍵となります。ここでは、自社支援を円滑に進めるための組織体制の構築方法と、実務レベルでの対応ポイントについて解説します。
- 社内の支援体制と役割分担
- 日本語支援・通訳体制の確保と多言語対応
- 生活支援に関する具体的な対応項目
社内の支援体制と役割分担
自社支援を始めるにあたって最初に取り組むべきは、明確な体制の構築です。支援は人事・総務・現場・教育担当など複数部門にまたがるため、主担当部署を定めたうえで、それぞれの役割を明確にすることが重要です。
たとえば、「人事が計画設計・行政対応を行い、総務が住居やライフラインの支援を担い、現場責任者が日々のフォローや面談を実施する」といった具体的な業務分担を事前にマニュアル化すれば、属人化を防ぎ継続的な運用が可能になります。
また、外国人材に関する情報はデータベースや共有フォルダで一元管理し、部門間で進捗をリアルタイムに共有できる仕組みが重要です。定期的な社内ミーティングを設けることで、支援状況の可視化と早期対応につなげましょう。
日本語支援・通訳体制の確保と多言語対応
支援計画において大きな課題となるのが言語対応です。外国人材の母語や日本語スキルに合わせた多言語支援を整えることで、誤解や不安を防ぎ、スムーズな業務遂行が可能になります。
実務面では、業務マニュアルや就業規則などを多言語で整備し、翻訳アプリやICTツールを活用したリアルタイム翻訳を導入することも効果的です。必要に応じて、現場での通訳同席も検討しましょう。
さらに、日本語教育の提供も義務支援の一環です。eラーニング教材の導入や、地域日本語教室・社内研修との連携を通じて、語学力の段階的な向上を図ります。言語スキルの強化は職場定着とキャリア形成の両面で重要な意味を持ちます。
生活支援に関する具体的な対応項目
職場外での生活環境整備も、定着支援の中核を成す重要な要素です。外国人材が安心して暮らせるよう、具体的かつ実践的なサポートが求められます。
まずは住居確保の支援が必要です。外国籍入居可能な物件の紹介、日本語による契約サポート、初期費用に関する相談対応など、きめ細かな支援が求められます。
また、銀行口座開設、携帯電話契約、インターネットの導入といったライフライン整備についても、言語の壁や制度の違いを考慮し、担当者の同行や書類作成サポートが有効です。
加えて、交通手段やごみ出しルール、医療機関の使い方、災害時の対応など、生活に密接した情報も母国語資料や生活オリエンテーションを通じて丁寧に伝えましょう。
これらの対応を怠ると、不安やストレスから離職につながる恐れもあります。職場だけでなく生活面にも十分な支援を行うことが、自社支援の質を高める鍵となります。
自社支援と登録支援機関へ委託する場合の違い
特定技能における支援業務は、「自社支援」と「登録支援機関への委託」の2通りの方法から選択できます。それぞれに明確な特徴があり、自社の体制や目的に応じて適切な方式を選ぶことが、人材定着の鍵を握ります。ここでは、両方式のメリット・課題を比較し、コスト・リソース・柔軟性といった視点から最適な支援方法を検討するための材料を提供します。
登録支援機関に委託する場合のメリットと注意点
専門知識を持つ登録支援機関に委託すれば、制度に精通したプロが申請・生活支援・日本語教育などの業務を一括対応してくれることが最大のメリットです。
多言語対応や行政との連携など、自社だけでは難しい領域にも安心して任せることができます。特に初めて外国人材を採用する企業にとっては、制度理解や実務負担の軽減に直結するため、大きな安心材料となります。
ただし、委託費として1人あたり月額2〜3万円程度の費用が発生し、採用コストが上がる点には注意が必要です。さらに、外部任せにすることで企業の方針が支援内容に反映されにくくなる場合もあり、支援の質にバラつきが出ることもあります。信頼できる支援機関の見極めが重要です。
自社支援を行う場合のメリットと注意点
自社支援の最大のメリットは、自社の文化や方針を直接伝えられることです。日常の業務を通じて信頼関係を築きやすく、職場への定着促進にもつながります。
また、外部への支援費用が不要なため、長期的にはコストメリットも見込めます。さらに、社内で支援を担うことにより、外国人材対応のノウハウが蓄積され、将来的な人材活用力の強化にも寄与します。
一方で、制度理解や多言語対応、生活支援など、幅広い知識と準備が求められます。担当者への業務集中や対応漏れのリスクもあるため、綿密な体制づくりと業務設計が欠かせません。
費用・人的リソース・運用負担の比較
支援方式を選ぶ際は、「できるかどうか」だけでなく、自社の状況に応じた持続可能性や現実性も重視すべきポイントです。両方式を比較すると、下の表のようになります。
| 項目 | 自社支援 | 登録支援機関への委託 |
| 月額支援費用 | 社内の人件費のみで運用可能 | 1人あたり月額2〜3万円の委託料が発生 |
| 初期準備・体制構築の手間 | 制度理解・書類整備・担当者配置など準備が多い | 外部任せにできるため、企業の負担は軽い |
| 柔軟性 | 自社の方針や業務に合わせて柔軟に運用できる | 委託先の対応範囲に依存し、柔軟性に限界がある |
| 法令対応力 | 社内で法令確認と対応体制を整える必要がある | 最新の制度動向に沿って支援してもらえる |
| 通訳・翻訳体制 | 自社で多言語対応の体制やツールを整備する必要がある | 母国語対応などが標準で提供されることが多い |
| 現場との一体感 | 担当が社内にいるため、連携しやすく情報共有も円滑 | 外部担当のため、現場と連携にズレが出ることもある |
自社の規模や社内リソース、過去の受け入れ実績などを踏まえたうえで、どちらが自社に適しているかを検討しましょう。必要に応じて「一部を自社で対応し、専門的な部分のみ委託する」ハイブリッド型の運用も有効な選択肢です。
支援計画を自社で実施するための準備と運用における工夫すべきポイント
自社で特定技能外国人の支援計画を実施することは、業務の効率化や人材定着の面で大きな効果をもたらします。しかし、円滑な運用のためには、制度理解、体制整備、運用後の改善など、事前準備と継続的な工夫が欠かせません。ここでは、支援実施までの準備ステップから、運用後の見直し方法まで、実務に即したポイントを具体的に解説します。
- 社内体制の構築と関係部署の連携
- 社員教育と異文化理解の促進
- 定期的な見直しによる支援の最適化
社内体制の構築と関係部署の連携
支援業務を自社で実行するには、まず責任の所在を明確にし、担当部署と担当者を正式に設定することが重要です。
一般的には人事や総務が中心となりますが、支援内容は広範囲にわたるため、現場や法務部門など他部署との連携も不可欠です。はじめに、支援の統括担当者を任命し、業務フローと責任範囲を整理します。
たとえば、現場指導は現場責任者、住居確保や契約支援は総務、在留資格管理は法務といった具合に役割を明確化し、支援が一部の部署に偏らないよう組織的に対応します。
また、各部門がスムーズに連携するには、情報共有の仕組みが必要です。共有フォルダや進捗管理ツールを整備し、定例ミーティングで状況確認を行うことで、課題の早期発見と解決につながります。
社員教育と異文化理解の促進
外国人材の定着には、支援体制だけでなく、受け入れる側の日本人社員の理解促進も重要です。そのため、日本人社員教育と異文化理解の取り組みは不可欠です。
まず、特定技能制度や外国人材の出身国背景に関する研修を実施し、社員が制度の目的と対象者への配慮を理解する機会を設けます。研修では、言語・宗教・価値観の違いによるトラブルを防ぐための基本知識も共有すると効果的です。
実務では、やさしい日本語やイラストを用いた業務マニュアルを用意し、翻訳アプリや通訳ツールを活用した指示書の整備も有効です。こうした工夫により、日常業務での摩擦が減り、スムーズな意思疎通が実現します。
また、昼食会や文化交流イベントなど、社員間の自然な交流の場を設けることで、相互理解が深まり、安心して働ける職場づくりにつながります。
定期的な見直しによる支援の最適化
支援体制は一度整えれば終わりではなく、運用中に継続的な見直しを行うことで質が高まります。実際の現場で得られる声を反映し、常に改善を続ける姿勢が求められます。
具体的には、外国人材との定期面談を実施し、就労面や生活面での困りごとを直接ヒアリングすることで、支援の実態に即した改善点を把握できます。
また、支援担当者間での情報共有の場を定期的に設け、成功事例や課題をチーム全体で共有することも効果的です。こうした社内レビューを繰り返すことで、支援の標準化と質の向上が期待できます。
さらに、法改正や制度変更、現場ニーズの変化にも対応するため、支援マニュアルや業務手順書は定期的に更新することが重要です。常に最適な支援体制を維持することで、外国人材が安心して働ける環境を提供し続けることが可能になります。
特定技能外国人採用は登録支援機関の「外国人材採用ラボ」にお任せください
制度理解や体制構築に不安がある企業こそ、専門機関のサポートを活用すべきです。特定技能外国人の採用・支援に関する業務は専門性が高く、「制度が複雑でよくわからない」「社内にノウハウがない」といった声も多く聞かれます。
そうした悩みに対し、企業が本業に集中しながら制度を最大限に活用できるよう支援するのが、「外国人材採用ラボ」の役割です。採用計画の立案から現場定着後のフォローまでを一貫して支援し、企業と外国人材の双方が安心して成長できる環境づくりをサポートします。最後に、「外国人材採用ラボ」の概要と、提供するサービスを紹介します。
外国人材採用ラボとは
「外国人材採用ラボ」は、株式会社クレイプラスが運営する登録支援機関です。特定技能外国人の採用と定着支援に特化し、深刻な人手不足に直面する企業を支援するサービスを展開しています。採用から定着までをワンストップで支える体制を整えており、初めて外国人材を迎える企業でも安心して導入できる実績とノウハウがあります。
外国人材採用ラボの主な特長は次の3点です。
- 人材会社として企業の人手不足解消にむきあい続けた歴史を持つ
- マーケティングの力により、幅広く人材を探し出す
- 一人ひとりと丁寧に面談を実施している
人材会社として企業の人手不足解消にむきあい続けた歴史を持つ
株式会社クレイプラスには、企業が陥っている深刻な人手不足の解消というテーマにむきあい続けてきた歴史があります。「紹介して終わり」ではなく「企業への定着」というゴールを見据えるからこそ、お客様の経営状況や事業ステータス、組織風土、価値観を深く理解し、人材を選定する原則が働いています。
全業種対応型のHR事業も運営しているため、さまざまな業種・業態に対する理解度の深さにも自信があります。
マーケティングの力により、幅広く人材を探し出す
外国人材採用ラボの強みは、多様な人材を探し出す独自のマーケティング戦略です。
外国人材の母国語を話せるコーディネーターが在籍しているため、日本語の求人票を求人候補者の母国語に翻訳したうえで、魅力的に感じる要素をクリエイティブ化するなどしてリードを獲得しています。また、SNSを中心とした安定的な集客経路を確保しつつも新たな経路の開拓に力を注ぐことで、紹介可能な候補者層の質・量の改善に取り組み続けています。
一人ひとりと丁寧に面談を実施している
外国人材採用ラボでは、一人ひとりの候補者と丁寧に面談を実施しています。具体的には、候補者の母国語を話せるオペレーターが、電話やウェブ会議による一次選定・二次選定を実施しています。
「喫煙」「宗教」「食事」「集団生活」といった、トラブルの種となりそうな情報も事前にクリアリングしています。「お客様に紹介すべき候補者かどうか」を徹底的に見極めるプロセスを実施しているからこそ、質の高い候補者を紹介することができます。
自社支援の導入に役立つサポート内容
外国人材採用ラボでは、自社での支援体制構築を目指す企業に対し、実務に即した具体的な支援を提供しています。また、ビザ申請や住居確保、空港送迎といった煩雑な入国準備も当ラボが代行します。これにより、企業の実務負担を大幅に軽減します。
就業前には、母国語による企業ルールや注意事項の事前教育を実施し、スムーズな職場適応を支援します。さらに、入社後も定期的なフォローや相談対応を通じて、課題の早期発見と解消を図ります。業種に応じた多言語マニュアルや研修資料の提供も行い、企業の教育体制づくりもサポートしています。
まとめ
特定技能1号の支援計画は、外国人材の職場定着と企業の人手不足解消を同時に実現するための重要な取り組みです。企業が自社で実施するには、法令で定められた10の支援項目を確実に履行できる体制と、外国人材との信頼構築に向けた主体的な姿勢が求められます。
「外国人材採用ラボ」では、これまで多くの企業様の支援体制づくりとその運用をサポートしてきました。「自社で支援できるか不安」「制度をもっと柔軟に活用したい」とお考えの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。経験豊富なコーディネーターが、貴社の状況に最適な支援プランをご提案いたします。
支援計画は、単なる制度上の義務ではなく、企業と外国人材が共に成長できる職場づくりの出発点です。「外国人材採用ラボ」は、双方の未来にとって意味のある支援の実現に向けて、全力で伴走いたします。
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